关于集中清理移交遗留学生档案的通知

各二级学院：

为进一步规范学生档案管理工作，确保档案材料的完整性、安全性与传递的规范性，根据国家及学校学生档案管理相关规定，结合工作实际，现决定对2026年之前学生遗留档案进行集中清理与移交。具体事项通知如下：

一、清理移交范围

各二级学院和辅导员老师处目前仍代为保管的、属于2025年及之前年度毕业（含结业、肄业、退学、休学等）且未按规定通过学校渠道转递至生源地人才服务中心或用人单位的学生个人档案。（昌南校区、经开校区除外）

二、工作要求

（一）全面清查。请各二级学院高度重视，立即组织对所属全体辅导员（含已离岗辅导员）所保管的学生档案进行全面、彻底的清查，确保无一遗漏。

（二）规范整理。对清查出的遗留档案，请按照学生年份、专业、班级、学号等信息进行分类整理，确保档案袋密封完好、信息准确、材料齐全。如有破损或信息缺失，请尽可能核实并备注说明。

（三）集中移交。请各二级学院指定专人负责，将清理整理好的遗留档案，连同《遗留学生档案移交清单》（见附件）纸质版（一式两份）及电子版，统一移交至学生工作处学生档案室。

三、时间安排

请各二级学院于2026年1月12日（星期一）前完成清查整理工作，并于2026年1月16日（星期五）前完成集中移交。

四、移交地点及联系人

1.移交地点：学生工作处学生档案室（图文楼B座312）

2.联系人：冉美娟

3.联系电话：18079147805

五、后续管理

自本通知发布之日起，各二级学院及辅导员老师不得再继续保管任何学生的遗留档案。今后，学生档案的收取、保管、转递等全流程管理将严格遵循学校统一规定执行。对于此次清理移交工作完成不及时或后续再发现类似遗留问题的，将纳入相关工作考核。

学生档案关系到毕业生的切身利益，请各二级学院务必认真负责，按时保质完成此次遗留档案的清理移交工作，共同推进我校学生档案管理工作的规范化、制度化。

党委学生工作部（学生工作处）
2025年12月23日